VNĪ pārvaldībā esošā nekustamā īpašuma portfeļa dati liecina, ka Rīgā publiskā sektora iestādes kopumā izvietotas 216 ēkās ar kopējo platību nedaudz virs 406 000 kvadrātmetriem. Strādāšanas paradumu maiņa tieši ietekmē biroja noslodzi, darba staciju skaitu un nepieciešamo telpu platību. Tādēļ,
mainot darba vidi un pielāgojoties darbinieku vajadzībām, iespējams vērienīgs ietaupījums valsts budžetā, norādīja VNĪ.
Vairākas iestādes samazina nomas telpas
VNĪ kā piemēru norādīja Valsts kasi, kas, optimizējot nomas telpu platību par 22%, gadā samazināja nomas un papildu maksājumus par 53 500 eiro. Arī Iepirkumu uzraudzības birojs, optimizējot nomāto telpu platību par 52%, gadā plāno samazināt nomas un papildu maksājumus par 12 100 eiro.
Tā ir iespēja atbrīvot neefektīvas kabinetu tipa ēkas, kas vēsturiski būvētas un lietotas kā īres nami, vai pārcelt iestādes no telpām, kas nomātas no privātā sektora.
Tāpat VNĪ vērsa uzmanību uz Valsts ieņēmumu dienestu (VID), kas pārskata lietoto telpu noslodzi, darbinieku paradumus un ir gatavs daļēji atbrīvot nomāto telpu platību ēkā Talejas ielā 1, Rīgā. Atbrīvojot telpas, tiek rasta iespēja arī citām publiskā sektora iestādēm optimizēt un centralizēt savu darbību, pārcelt ministrijas un to padotības iestādes no vairākiem īpašumiem uz vienu, mūsdienīgu un pielāgojamu biroju.
Arī VNĪ jau 2019. gadā pārcēlās no trīs adresēm uz vienu – VID ēkā. Tādējādi VNĪ samazināja kopējo izmantoto biroja platību par 45% un darba vietu skaitu par 30%, telpu uzturēšanā piecu gadu laikā ietaupot 900 000 eiro.
Katrai iestādei esot nepieciešams individuāli izvērtēt telpu noslodzi, monitorēt darba staciju izmantošanu, darbinieku strādāšanas paradumus, tostarp ceļā uz biroju pavadīto laiku un transporta izmantošanas veidus.
No VNĪ pārvaldībā esošajām ēkām tikai 17,5% gadījumos valsts iestādes nomā modernas telpas B1 kategorijas biroja ēkās. Pārējie nomnieki lieto B2 vai zemākas kategorijas birojus, kuriem raksturīga zemāka energoefektivitātes klase un augstāks vides resursu patēriņš, lai nodrošinātu atbilstošu telpu klimatu un labsajūtu darbiniekiem.
Birojā atgriezās lielākā daļa, bet ne visi
Covid-19 pandēmijas laikā bija bažas, ka darbinieki nevēlēsies atgriezties birojā. "Colliers" dati liecina, ka pašlaik 21% darbinieku attālināti strādā vienu dienu vai mazāk, tādēļ secināms, ka vairums darbinieku birojā tomēr ir atgriezušies. Pētījumā 75% respondentu norādīja, ka vēlētos strādāt birojā ne vairāk par pusi nedēļas, tomēr praksē divas līdz trīs dienas birojā strādā 35%.
Tas rezultātā veido 20% starpību biroja ikdienas apmeklētības statistikā.
Turklāt reālais biroju apmeklējums ir ievērojami mazāks par sagaidāmo vai vēlamo. Birojos šobrīd notiek sociālā mijiedarbība, komandas darbs un sapulces, taču individuālais un radošais darbs, kura īpatsvars saskaņā ar "Colliers" datiem ir lielāks, noris mājās. Tādēļ
birojiem vajadzētu būt vairāk pielāgotiem kopējam un komandas darbam, bet realitātē 65% publiskā sektora darbinieku strādā kabinetos un 80% ir individuālais galds.
Valsts iestāžu kopstrāde arī reģionos
2022. gada vasarā sākts valsts iestāžu kopstrādes pilotprojektu ēkā Talejas ielā 1, Rīgā. Publiskā sektora iestāžu un kapitālsabiedrību darbinieki varēja izmantot iespēju strādāt aktivitātēs balstītā birojā, un VNĪ dalījās pieredzē ar iestādēm, kuras uzsākušas darba vides pārmaiņu procesu vai to plāno. Projektā piedalījās un modernas darba vides priekšrocības iepazina teju 400 darbinieku no 33 publiskā sektora iestādēm.
Šobrīd VNĪ sadarbībā ar Valsts kancelejas Inovāciju laboratoriju izstrādā valsts iestāžu kopstrādes ekosistēmu projektu, kas
paredz nākotnē piedāvāt kopstrādes iespējas vairākām iestādēm vienuviet arī Latvijas reģionos.
Darbs uzsākts pēc pērn organizētajām darbnīcām par valsts pārvaldes reģionālo koplietošanas telpu izveidi, kurās piedalījās gandrīz 30 pārstāvju no pašvaldībām un valsts sektora. Pirmos kopstrādes birojus plānots izveidot Cēsīs, Daugavpilī un Liepājā. Turpinot iesākto, tiek izstrādāta iecere kopstrādes biroju atvērt arī Talejas ielā 1, Rīgā.
