VK revīzijā ir secinājusi, ka LNA arvien nav izveidojis efektīvu pārvaldības sistēmu, kas nodrošinātu elektronisko dokumentu saņemšanu un uzglabāšanu.
Nacionālajā arhīvā norāda uz valsts atalgojuma sistēmas šķērsli
Greiškalna skaidroja, ka LNA piekrīt VK secinājumam, norādot, ka LNA strādā trīs informācijas tehnoloģiju speciālisti elektronisko dokumentu arhivēšanā, kamēr, piemēram, Igaunijas Nacionālajā arhīvā šo uzdevumu veicot 21 speciālists.
"Galvenais šķērslis speciālistu piesaistei ir valsts noteiktā atalgojuma sistēma, kas neļauj maksāt darba tirgum atbilstošu atalgojumu.
LNA ieskatā, elektronisko dokumentu pieņemšanai būtu nepieciešami vismaz desmit informācijas tehnoloģiju speciālisti, kuru atlīdzībai papildus būtu nepieciešams 600 000 eiro gadā," pauda LNA pārstāve.
Tikmēr LNA direktores vietnieks Gatis Karlsons norādīja, ka, salīdzinot ar Igaunijas Nacionālo arhīvu, pēdējo divu gadu laikā e-dokumentus viņi pieņēmuši trīs reizes vairāk. Vienlaikus viņš atzina, ka temps varētu būt lielāks, taču valsts iestādes e-dokumentus viņiem iesniedz krietni lēnāk, nekā tas būtu nepieciešams arhīvam. Arī viņš uzskata, ka problēma ir informācijas tehnoloģiju speciālistu atalgojums. Kamēr privātajā sektorā speciālistiem maksā vairāk nekā trīs tūkstošus eiro, valsts sektorā šie paši speciālisti saņem apmēram divas reizes mazāk.
"Mums ir divas iespējas – pirmkārt, palielināt finansējumu, [tādējādi] palielināt darbinieku skaitu, ja valsts palīdzēs. Nākamais – mēs tiešām plānojam vēl vienkāršot elektronisko dokumentu nodošanu, jo mums būs jauns elektronisko dokumentu nodošanas rīks pieejams. Es ceru, ka tas būs šoruden. Mūsu darbinieki strādā – mūsu pašu šie trīs darbinieki. Ne tikai pieņem dokumentus, bet arī strādā pie šī rīka izveides," sacīja Karslons.
Lēnā elektronisko dokumentu saņemšana apdraud arhīva pamatfunkcijas
Jau rakstīts, ka VK secinātais īpaši attiecināms uz valsts informācijas sistēmās (VIS) un reģistros uzkrātajiem datiem ar arhīvisko vērtību. Nepārvaldot datus pēc to vērtības, tie arhīvā nenonāk un turpina uzkrāties iestāžu informācijas sistēmās (IS).
VK padomes locekle Ilze Bādere norādīja, ka lēnā elektronisko dokumentu saņemšana uzglabāšanai arhīvā apdraud arhīva pamatfunkcijas – uzkrāt un glabāt dokumentāro mantojumu. No 110 valsts informāciju sistēmām arhīvam glabāšanā pieņemta informācija tikai no četrām.
"Ievelkot informācijas pirmreizējo saņemšanu, visdrīzāk, var iestāties informācijas zuduma risks. Tas faktiski nozīmē to, ka mēs nevaram tā droši paļauties, ka mēs piekļūsim pie mums nepieciešamās informācijas. Būtiskākais, ko mēs konstatējām, – netiek ieguldīti resursi. Arhīvā no 384 nodarbinātajiem darbiniekiem tikai trīs ir tādi, kas spēj tehnoloģiski sarežģītākos procesus veikt. Ar steigu ir jāpiesaista kapacitāte. Tā ir jāstiprina. Tas automātiski nenozīmē, ka mēs aicinām uzreiz sniegt papildu finansējuma pieprasījumu. Mēs teiktu, ka arhīvam ir jāparaugās pašam uz sevi," Latvijas Radio sacīja Bādere.
Bādere pauda, ka individuāli un sabiedrībai kopumā tas nozīmē to, ka nevaram paļauties uz LNA spēju sniegt izziņas jomās, kurās šobrīd informāciju apstrādā elektroniski. Jomas, kurās datus apstrādā tikai elektroniski, strauji pieaug, un tehnoloģiskais progress sekmē tajās uzkrātās informācijas apjoma būtisku pieaugumu.
"Diemžēl LNA šim progresam netiek līdzi, un tas ir tikai likumsakarīgi, jo nevar gaidīt progresu jomā, kurā nav ieguldīti atbilstoši resursi," uzskata Bādere, vienlaikus norādot, ka tāpēc LNA ir jāstiprina kapacitāte un jārīkojas mērķtiecīgi, lai tas metodoloģiski, tehnoloģiski un resursu ziņā spētu nodrošināt elektronisko dokumentu pieņemšanu glabāšanā arhīvā.
Viena no LNA funkcijām ir pieņemt glabāšanā un saglabāt dokumentus ar arhīvisko vērtību, taču LNA līdz šim nav spējis pietiekoši kvalitatīvi organizēt un plānot šos procesus attiecībā uz e-dokumentiem un datiem.
Glabāšanā plāno pieņemt datus no vēl 23 valsts informācijas sistēmām
LNA joprojām nepastāv vienota uzskaites sistēma, kas ļautu uzraudzīt progresu VIS ar arhīvisko vērtību un e-dokumentu nodošanu arhīvā, kā rezultātā līdz šim nav panākts būtisks progress. Proti, no 110 VIS, kurās ir apzināti dati ar arhīvisku vērtību, līdz šim LNA glabāšanā pieņemta informācija tikai no četrām VIS.
No 2023. līdz 2025. gadam LNA plāno pieņemt glabāšanā datus no vēl 23 VIS. Turpinot šādā tempā, apzināto VIS datu ar arhīvisko vērtību pirmreizējo saņemšanu LNA varētu pabeigt tikai pēc 2035. gada. VK vērtējumā, tas ir nesamērīgs termiņš un rada nozīmīgus riskus.
Revīzijā secināts, ka nepietiekami resursi ir galvenais iemesls lēnajam e-dokumentu un datu saglabāšanas arhīvā procesam.
Proti, tikai trīs no kopumā 384 LNA darbiniekiem veic tehniski sarežģītāko elektronisko dokumentu pieņemšanas procesa daļu. Tas ir nesamērīgi mazs resurss, ņemot vērā, ka iestāžu IS uzglabāto datu ar arhīvisko vērtību pieņemšana arhīvā ir jauns process, kas ir izaicinājums gan iestādēm, gan LNA.
Vienlaikus tieši e-dokumentu un datu apjomi un to specifika pastāvīgi palielinās un mainās straujās pārejas uz digitalizāciju dēļ gan privātajā sektorā, gan valsts pārvaldē.
Valsts kontrole: Problēmas risinājums jāmeklē iekšienē
Valsts kontrole uzskata, ka LNA problēmas risinājums būtu jāmeklē iekšienē. Iespējams, varētu darbiniekus pārkvalificēt. Ja arhīvs darbu turpinās pašreizējā tempā, iestāžu informācijas sistēmu datu pirmreizējo saņemšanu arhīvā varētu pabeigt tikai pēc 2035. gada, uzskata Valsts kontrole.
Valsts iestāžu iesaisti dokumentu arhivēšanā kavē neveiksmīgs metodiskais atbalsts. Jau 2015. gada revīzijā VK secināja, ka e-dokumentu nodošana glabāšanā arhīvā nenotiek automatizēti, jo iestādēm trūkst izpratnes, kā to praktiski organizēt. Tā iemesli bija arī nepietiekams normatīvais regulējums un vadlīniju trūkums, kas iestādēm skaidrotu normatīvos noteiktās prasības, lai e-dokumentu sagatavotu nodošanai glabāšanā arhīvam.
LNA izstrādātās vadlīnijas nav sekmējušas iestāžu izpratni un glabāšanā nodoto e-dokumentu apjomus. Situāciju sarežģī arī fakts, ka LNA tīmekļvietnē ir apgrūtinoši atrast vajadzīgo informāciju un to patstāvīgi pielietot, proti, bez LNA darbinieku konsultācijām.
Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) reģistrēti vien 29% no visām LNA uzraudzītajām iestādēm. VVAIS nodeva ekspluatācijā jau 2015.gadā. To paredzēts izmantot tādām funkcijām kā, piemēram, iestādes datu apskate un aktualizēšana, dokumentu iesniegšana, saskaņošana, aprakstīšana un e-dokumentu nodošana.
VK ieskatā, LNA jāveicina VVAIS funkcionalitātes aktīvāka un plašāka izmantošana, izvērtējot iespēju e-dokumentiem noteikt obligātu sistēmas izmantošanu jau normatīvo aktu līmenī. Tomēr, lai to izvirzītu par obligātu prasību normatīvo aktu līmenī, LNA ir jāizvērtē pirms daudziem gadiem izstrādātās sistēmas atbilstība arhivēšanas procesiem un mūsdienu tehnoloģiju iespējām, par ko tika sniegts viens no VK ieteikumiem.
Arhīvu nozare Latvijā atpaliek no citām jomām
VK norādīja, ka līdz 2024. gada beigām plānota VVAIS e-pakalpojuma portāla pilnveide par 266 000 eiro, izmantojot Atveseļošanas un noturības mehānisma finansējumu, taču šie pilnveidojumi ir orientēti uz e-pakalpojumu uzlabošanu privātpersonām un attiecīgi valsts iestāžu darbu ar VVAIS diemžēl neietekmēs.
Bādere pauda, ka, ņemot vērā zemo VVAIS izmantošanas statistiku, arhīvu jomā nozīmīgi dokumentu apzināšanas, saskaņošanas un pieņemšanas procesi arvien nav elektronizēti.
Tādējādi arhīvu nozare Latvijā atpaliek no citām jomām, kurās ir ieviesti un tiek izmantoti risinājumi elektroniskai informācijas apritei.
Kā piemērus Bādere norādīja to, ka jau gadiem dokumentu apriti valsts pārvaldē organizē elektroniski, gada pārskatus Valsts kasē iesniedz elektroniski "ePārskatu" sistēmā, nodokļu pārskatus un deklarācijas Valsts ieņēmumu dienestā iesniedz, izmantojot elektroniskās deklarēšanas sistēmu.
Kopumā VVAIS izstrādei izlietoti vairāk nekā četri miljoni eiro, uzturēšanai un attīstībai vidēji gadā izlieto 40 000 eiro, kā arī līdz 2024. gada beigām par 266 000 eiro plānots pilnveidot pakalpojumu portālu.
Pašlaik gandrīz puse no iestādēm, kurās veido e-dokumentus, un vairāk nekā 90% informācijas no VIS datu ar arhīvisko vērtību vēl nav nodoti glabāšanā arhīvā. Līdz ar to revīzijā nebija iespējams novērtēt, vai ilgtermiņa datu arhīva glabāšanas pakalpojuma apjomu LNA ir noteicis atbilstoši. Lai savlaicīgi apzinātu nepieciešamās tehnisko resursu jaudas un vienlaikus nepārmaksātu par jau rezervētajām, bet neizmantotajām jaudām, LNA regulāri jāveic aplēses par prognozējamo glabāšanā paredzamo datu apjomu pieaugumu.
Bādere norādīja, ka, saskaņojot šajā revīzijā sniegtos ieteikumus, LNA apņēmās piecu gadu laikā pieņemt glabāšanā vismaz 40% no valsts IS apzinātajiem datiem ar arhīvisko vērtību un 75% pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus.
