Sadaļas Sadaļas

Pandēmijas laikā konferenču organizatoriem jauna pieredze un plašākas iespējas

Līdz ar pandēmiju konferences un semināri pārcēlās uz tiešsaistes vidi. Veidojot šāda veida pasākumus, organizatoriem nākas apgūt jaunas prasmes, atrast veidus kā tiešsaistes pasākumu padarīt pēc iespējas kvalitatīvāku ne tikai satura, bet arī tehniskā izpildījuma ziņā. Pieņemot šī brīža diktētos noteikumus, organizatori gājuši soli tālāk un veido tā dēvētos hibrīdpasākumus, kuros daļa no konferences vai semināra dalībniekiem drošā veidā un vidē tiekas klātienē, bet skatītāji saturu saņem tiešsaistē. Kādas ir konferenču organizatoru gūtās mācības un kādi ir ieguvumi organizējot plaša mēroga konferences un seminārus pandēmijas laikā?

Pandēmijas laikā konferenču organizatoriem jauna pieredze un plašākas iespējasLinda Zalāne

Pavisam nesen „Latvijas Valsts ceļi” aizvadīja savu ikgadējo ceļa nozares konferenci, kas tradicionāli pucē vairākus simtus interesentu. Pērn pandēmijas dēļ konference nenotika, bet šogad tā tehniskā izpildījuma ziņā piedzīvoja ievērojamas pārmaiņas, atklāj „Latvijas Valsts ceļi” komunikācijas daļas vadītāja Anna Kononova.

„Ja parasti mums konferences klātienes formātā ir vienu dienu un noris visas dienas garumā, tad šoreiz, ņemot vērā šo tiešsaistes formātu, lēmums bija sadalīt divās dienās, jo es pati tā īsti neticu tiešsaistes pasākumiem, kas notiek visu dienu. Es neticu, ka cilvēki visu dienu skatās, neko citu nedara un ir iegrimuši tēmā,” stāsta Kononova.

Anna Kononova teic, ka konferenci sadalīja tematiski divās dienās un šis formāts bija veiksmīgs. Jautāju, kāda ir liekākā atšķirība, rīkojot klātienes vai tiešsaistes pasākumu?

„Klātienes pasākumā principā viss jau ir skaidrs. Ja pasākumus esi rīkojis vairākus gadus pēc kārtas, tad saproti, kurām lietām ir jāpievērš vairāk uzmanība. Vairāki simti cilvēku nāk klātienē. Kafijas pauzes, runātāji, tehniskais nodrošinājums. Šajā online formātā lielākais izaicinājums ir tas, ka ir jādomā par kadra kvalitāti. Tas ir nedaudz savādāk, jo visi skatītāji bija ekrāna otrā pusē. Mums neviens skatītājs vai klausītājs zālē nebija," skaidro Kononova.

„Latvijas Valsts ceļi” konferencei piesaistīja profesionālu filmēšanas grupu, lai iegūtu pēc iespējas kvalitatīvāku kadru. Speciāli šim pasākumam tika izveidota studija, kurā runātāji nāca un ierakstīja savas uzstāšanās.

„Mēs arī izvēlējāmies rīkot diskusijas, jo uzstāšanās ir viens žanrs, bet diskusija vienmēr ir kaut kas spraigāks un interesantāks, ko ir interesanti vētot arī ierakstā, neesot klāt studijā. Tā ir jauna pieredze. Skaidrs, ka ieguldīt profesionālā tehniskā personālā un tehnoloģijās ir tā vērts. Tā bildīte sanāk tiešām laba un kvalitatīva. Un izvēloties to, ka cilvēki atbrauc uz studiju, tas kadrs ir daudz patīkamāks nekā, ja mēs sēžam katrs savā istabā vai virtuvē,” atzīst Kononova. 

Anna Kononova uzsver, ka viens no tiešsaistes pasākumu plusiem ir būtībā neierobežotais skatītāju un klausītāju loks, jo tiešsaistei atšķirībā no telpas, ietilpības robežu nav.

Konferences „Marketing shake” organizatori iet soli tālāk un devuši iespēju iegādāties 50 klātienes biļetes. Tiesa, pasākums notiks augustā un gadījumā, ja klātienē cilvēki nedrīkstēs pulcēties, tad tik un tā konference notiek tiešsaistē.

Jautāju „Marketing shake” organizatorei Zandai Lazdai, kādi ir ieguvumi veidojot tik plaša mēroga pasākumu pandēmijas laikā?

„Mēs programmu sākām veidot jau pagājušā gada oktobrī, un, ja salīdzina ar citiem gadiem, tad cilvēki ir daudz brīvāki savā laikā. Dzīves ritums ir lēnāks. Daudzi pasākumi notiek tiešsaistē, līdz ar to ir iespēja ietaupīt laiku uz pārvietošanos. Kādam varbūt darba apjoms mazāks palicis. Tas ir vieglāk no organizatoriskā aspekta, ka ir vieglāk uzrunāt lektorus. Runājot par vietu pieejamību ir dažādi– ir kas pieņem pasākumu rezervācijas, ir tādas vietas, kas nepieņem, kamēr nav zināmi ierobežojumi un noteikumi,” stāsta Zanda Lazda.

Arī Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra (LIAA) rīko dažādus pasākumus un izmēģina jaunas formas, piemēram, ka lektori un pasākuma vadītāji tiekas kopā studijā, bet skatītāji ir otrpus ekrānam. LIAA organizējis arī konferences, kur daļa auditorijas ir zālē, bet daļa attālināti.

„Tā ir pilnīgi jauna pieredze. Ja sākumā šķita, kas var būt vienkāršāk kā noorganizēt tiešsaistes pasākumu, tad mēs ar laiku redzam, ka tas ir tikpat sarežģīti un reizēm pat vēl sarežģītāk nekā rīkot pasākumu klātienē. Tie galvenie izaicinājumi, protams, saistīti ar tehniskajām lietām, ar datu pārraidi, to, lai būtu kvalitatīva skaņa un attēls. Parasti šos klātienes pasākumus mēs izmantojam arī, lai cilvēki savā starpa sarunātos, veidotu kontaktus. Šobrīd tas viss notiek attālināti. Tas mēs veidojam jaunu sociālo tīklu speciāli konkrētam pasākumam, kur konferences dalībnieki savā starpā var sazināties, uzdot jautājumus,”  stāsta LIAA Tūrisma departamenta direktore Inese Šīrava.

Viņasprāt, viens no galvenajiem ieguvumiem ir iespēja piesaistīt tādus ārvalstu lektorus, kurus uz klātienes pasākumiem aizrunāt līdz šim bija neiespējami. Iepriekš šāda iespēja, ka kāds lektors netiek uz klātienes konferenci un pieslēdzas tai tiešsaistē, netika apspriesta. Arī auditorijas piesaistīšanas iespējas patlaban ir ievērojami plašākas un cilvēki no jebkuras pasaules malas var piedalīties konferencē, netērējot laiku ceļā. Arī digitālo platformu izmantošana sekmē lielāku pasākumu dalībnieku līdzdarbošanos, uzdodot jautājumus, diskutējot. Protams, klātienes pasākuma priekšrocības – emocionālo iesaisti un uzmanības noturēšanu – tiešsaistes konferencē panākt ir krietni grūtāk, līdz ar to organizatoriem vairāk jāpiedomā par kvalitatīva satura nodrošināšanu.

Kļūda rakstā?

Iezīmējiet tekstu un spiediet Ctrl+Enter, lai nosūtītu labojamo teksta fragmentu redaktoram!

Iezīmējiet tekstu un spiediet uz Ziņot par kļūdu pogas, lai nosūtītu labojamo teksta fragmentu redaktoram!

Latvijā
Ziņas
Jaunākie
Interesanti

Informējam, ka LSM portālā tiek izmantotas sīkdatnes (angļu val. "cookies"). Turpinot lietot šo portālu, Jūs piekrītat, ka mēs uzkrāsim un izmantosim sīkdatnes Jūsu ierīcē. Uzzināt vairāk

Pieņemt un turpināt