ĪSUMĀ:
- Birojs ir daļa no uzņēmuma kultūras, bet kultūra ir daļa no uzņēmuma stratēģijas.
- Aktivitātēs balstīts birojs – transformējams, veidotas vietas komandām, individuālam darbam, satikšanās vietas.
- Nepietiek ar mēbeļu izkārtojumu – mainot biroja vidi, jāmainās arī darba organizācijai.
- “Tet” pieredze: Vairums darbinieku vēlas saglabāt elastīgu darba formu – iespēju strādāt gan strādāt birojā, gan ārpus tā.
- Pētījumu prognozes: biroja apmērs pret to, kāds tas bija 2019. gadā, vairumam organizāciju samazināsies par 30–50%.
Ilze Dobele: Kā šobrīd norit darbs uzņēmumā?
Ingrīda Rone: Marts mums visiem Latvijā bija pirmais eksperimenta gājiens, un nu jau ar šo otro vilni pārsteigumu un jaunievedumu ir krietni mazāk. Kopumā “Tet” ir divu tipu amata grupas: tie, kuri var strādāt attālināti, tā saucamie biroja darbinieki, un tās amata grupas, kuras nu nekādi nevar darbu “aiznest” uz mājām.
Santa Meikulāne: Mēs noteikti esam daudz kompaktāka komanda nekā “Tet”, bet interesanti ir tas, ka diezgan ātri pārslēdzāmies uz jauno formātu. Skaidrs, ka mums ir aktīvie projekti, kas ir būvniecības un celtniecības stadijā, un tur nav variantu – pēc paraugiem ir jābrauc, tā ir mūsu darba sastāvdaļa, es vienkārši braucu autoruzraudzībās un ievēroju visu, kas ir jāievēro.
Jau sen biju domājusi par pa pusei virtuālu biroju, un cik dīvaini mums tas atnāca – tādā plānotā piespiedu kārtā!
Bet mēs jau labu laiku strādājam attālināti. Tā bija tāda testa versija, un te mēs burtiski pāris dienu laikā dabūjām uz šo versiju pārslēgties momentā.
Atvērtā tipa birojs ilgu laiku ir uzskatīts par vienu no mūsdienīgiem risinājumiem, daudzi to ir izvēlējušies. Protams, ir arī citi risinājumi. Vai šobrīd kāds jau ir pie jums vērsies kā pie interjera speciālista, kā pārveidot birojus?
Santa Meikulāne: Birojam jābūt mobilam, jo birojs ir par biznesu un bizness attīstās.
Es tomēr vienmēr esmu bijusi pret šo statisko biroju, tas ir ļoti specifisks, specifiskām nozarēm.
Mēs vienmēr kopā ar uzņēmumu veicam pētījumu darbu, vispirms noskaidrojot, kas ir tas, kā mēs strādāsim. Es esmu par to, ka birojs pilnīgi vienmēr ir transformējams. Mēs bijām komandējumā “Neste” centrālajā birojā Helsinkos, bija drūma, pelēka, lietaina diena, kuru mēs visi pavadījām gaišajā un atraktīvajā birojā. Tur bija praktiski visas šīs tendences, par ko šobrīd runājam (varbūt izņemot šo uzsvērto divu metru attālumu): telpas, kas ir mobilas, kur strādā komandas. Komanda satiekas uz projektu, un tad, kad projekts nomainās, telpa atkal ir pieejama, tātad viss ir tāds kā mazliet šērojams.
Kāda bija “Tet” pieredze pirms vairākiem gadiem veidojot šo biroju, kas ir pielāgots darbinieka veicamajam uzdevumam?
Ingrīda Rone: Manuprāt, tieši par šāda tipa biroju tikko stāstīja arī Santa, un tas saucas “aktivitātēs balstītais birojs”, un mēs to nosaucām par “viedo” biroju “Metropole”. Šis biroju tips ar mums dzīvo jau sešus gadus, mēs viņu sākām plānot 2014. gadā un toreiz bijām teju pirmie Baltijā, Latvijā pilnīgi noteikti. Runājot par biroju un par biroja dizainu, es gribu nelielu atkāpi – pirmkārt, nevar runāt vienkārši par dizainu, par mēbelēm, “lūk, tādi ir pēdējie trendi, tāpēc mēs pirksim šādus vai tādus galdus vai krēslus”...
Birojs ir daļa no uzņēmuma kultūras, bet kultūra ir daļa no uzņēmuma stratēģijas,
un šai saistībai, manuprāt, ir jābūt, jo tikai tad mēs dabūjam to uzvedību, kādu sagaidām no šīs organizācijas un tās darbiniekiem. Veidojot “Metropoli”, mums bija gan veikti pietiekami apjomīgi pētījumi par to, kā darbinieki jūtas un kas viņiem patīk vai nepatīk, gan analizējām, kas ir tās vajadzības. Šis aktivitātēs balstītais birojs ar to ir burvīgs, ka tu mērķtiecīgi veido vietas komandām, individuālam darbam, klusākas, skaļākas, vienkārši satikšanās vietas. Arīdzan caur darbinieku viedokļu aptaujām faktiski mēs nonācām pie sapratnes, kas ir tās sajūtas, kādas mēs vēlamies veidot jaunajā birojā. Piemēram, viena no tām ir sadarbība – aktīvāka, spontānāka sadarbība. Otra lieta, kas bija biznesa diktēta: mēs vēlamies būt inovatīvāki, tātad savā ikdienas darbā un darba organizācijā veidot vidi, kur tai inovācijai dzimt.
Palaižot pirmo stāvu (pirmajā gadā mums bija divi stāvi), 87% no iemītniekiem teica, ka viņi ir apmierināti, ka strādā “Metropolē” un ir daļa no tās. Tad, kad mēs sākām projektēšanas darbu un es teicu: “Tā, dārgie, kabinetu nebūs, tējkannas katram savas nebūs,” protams, bija neapmierinātība, un tas prasīja ļoti, ļoti lielu komunikācijas darbu tieši no mūsu puses. Viens stāvs ir 1100 kvadrātmetri, un lielākā baža bija: “ak, Dievs, kā es atradīšu kolēģi?!” un tad šeit jau sākas nākamais – darba organizācija.
Nepietiek ar to, ka mēs sazīmējam, kā liksim mēbeles, bet ir jāmainās arī darba organizācijai.
Ja birojs jau bija tik ļoti balstīts darbiniekiem nepieciešamajās aktivitātēs, vai šobrīd jūs plānojat kaut ko mainīt?
Ingrīda Rone: “Metropole 3.0”, kā mēs šo eksperimentu nosaucām, veicām pagājušā gada jūlijā, augustā, izmantojot dizaina domāšanas metodes. Nākamā izpēte mums bija par to, ko tad cilvēki no tā marta, aprīļa vēlas saglabāt un ko pilnīgi noteikti nē, kas trūka un kas bija pieņemami, patīkami. Secinājums ir tāds, ka šo attālināto vai elastīgo formu, ka es, izejot no situācijas vai darba uzdevumiem, varu strādāt birojā vai ārpus biroja, vairums vēlas saglabāt.
Eksperimentā sadalījām biroju divos stāvos: mums bija klusais stāvs individuālam darbam un komandu stāvs, un mēs redzējām, ka tas ļoti labi strādā.
Plus mums ir ieviesta darbavietu rezervācija: tu zini, ka tev rīt ir jādodas uz biroju, norezervē darbavietu, teiksim, numur 100, un attiecīgi uz to arī dodies, tur tiek ievērota distance un pārējās lietas. Ja mums ir jābūt kā komandai, rezervējam komandas vietu. Ieviesām arī autostāvvietu rezervāciju, un šobrīd ir ekskluzīvi, ka jebkurš darbinieks, kas dodas uz biroju, var braukt ar automašīnu un bez maksas novietot uzņēmuma stāvvietā, tādējādi nodrošināt vēl papildus savu drošību, nebraucot ar sabiedrisko transportu.
Santa Meikulāne: “Nestes” birojā Somijā bija praktiski tas pats, par ko jūs stāstāt – tātad mēs, Latvijas uzņēmumi, ejam līdzi laikam.
Es domāju, ka arī kā nācija, lai gan čīkstēt mēs protam, ļoti fleksibli pielāgojamies jaunajiem apstākļiem.
Vēl var izskatīt opcijas, ka uzņēmums dod iespēju braukt ar velosipēdu, skrejriteni, un, kad siltāks laiks, es domāju, ka tas viss arīdzan ieviesīsies. Vēl ir otra nianse, ka cilvēkiem ir iespēja pārcelties un dzīvot laukos.
Ja līdz šim tika darīts viss, lai jebkura vieta veicinātu sadarbību, tad noteiktā sociālā distancēšanās šobrīd ir pretrunā tam, ko mēs līdz šim arī uzskatījām par mūsdienīgu biroju. Kā biroju vadītājiem būtu jāsāk domāt, lai pielāgotu esošos birojus?
Ingrīda Rone: Jaunais paradums elastīgi izvēlēties sev piemērotāko darba vidi ir nostiprinājies.
Nav vairs plānu par atgriešanos 2019. gadā, kad piecas dienas nedēļā jānāk uz biroju.
Šobrīd es teiktu, ka tas ļoti saskan gan ar Makkinzija pēdējo apkopojumu, gan Stenfordas un Čikāgas universitāšu apvienoto pētījumu, ko lasīju: saglabāsies elastīga pāreja no vienas uz otru formu, atbilstoši tam, kas notiek darbinieka ģimenē vai personīgajā dzīvē, un abi avoti prognozē, ka biroja apmērs pret to, kāds tas bija 2019. gadā, vairumam organizāciju samazināsies par 30–50%. Komandu darbs, sadarbība, nejaušas tikšanās, sarežģītu situāciju risināšana, vadītājs un viņa komanda, jauno darbinieku ievadīšana darbā, tātad visas šīs aktivitātes, kurās izteikti vajadzīga tā emocionālā “piešprice” – tas viss notiek birojā. Savukārt viss, kas ir saistīts ar koncentrēšanos, individuālu, neatkarīgu darbu – izejot no tā, cik man kur ir ērti darboties.
Santa Meikulāne: Es domāju, ka visa darba vide vairāk kļūst orientēta uz rezultātu. Varbūt atsevišķos posmos ir jautājums par to, kā tu sasniedz to rezultātu, bet vairāk ir šis te rezultāts. Tas nozīmē, ka mainīsies visa komandas organizēšana, arī tas formāts – tikpat labi komandas sapulce varēs notikt parkā uz soliņa, kas kādreiz bija pat neiespējami, vai tai pašā kafejnīcas formātā, kas it kā vienā brīdī vairs nav populārs, jo vairs nav “nopietni”, bet
mēs pie tā visa atgriežamies: pie daudz brīvākas uztveres, kas orientēta tieši uz galarezultātu.
Principā tas, kas ir ļoti pazīstams formāts frīlansam, ieviesīsies citās, varbūt pat vēl konservatīvākās nozarēs.
Ingrīda Rone: Totāli brīvais plānojums nav komfortabls visiem cilvēkiem, jo ir cilvēki, kuriem tiešām ir nepieciešams klusums, mēs varam lietot austiņas, bet ir cilvēki, kuriem nepieciešami tomēr tie mazie mītiņi vai kuri ļoti daudz zvana un runājas. Tas nozīmē, ka par biroja plānojumu noteikti vairāk tiks domāts, iesaistot cilvēkus, prasot viņiem fīdbeku – kā cilvēki grib justies un kā viņi var sasniegt vislabākos rezultātus tajā, ko viņi dara.
Pilnu interviju klausieties raidījumā “Kāpēc dizains?”.
